Le règlement intérieur pour une association durable

La situation

Antoine (38 ans) s’est installé avec Jean-Michel (54 ans) en juin 2025 après avoir été son salarié durant trois ans. La structure compte 120 vaches et 2 robots de traite sur 125 ha. Il a racheté des parts sociales de l’EARL existante. Son domicile est à 10 km du siège de l’exploitation tandis que Jean-Michel et son épouse Élisabeth, salariée dans une autre entreprise, résident sur place. Les accès à la ferme et à leur domicile sont indépendants. Antoine mange le midi avec eux. C’est Élisabeth qui prépare généralement le repas. Leur bonne entente, l’envie d’Antoine de s’impliquer davantage et la volonté de Jean-Michel de commencer à transmettre sa structure les ont incités à s’associer. Tous deux ont choisi de rédiger un règlement intérieur (RI) détaillé.

LA PERSONNALITÉ DES NOUVEAUX ASSOCIÉS

Leur personnalité est complémentaire. Jean-Michel prend rapidement des décisions et n’hésite pas à prendre des risques techniques ou économiques. Il exprime facilement son point de vue, tout en veillant à mettre les formes. À l’inverse, Antoine travaille à partir de méthodes qui ont fait leur preuve et planifie ses tâches. Il apporte de la bonne humeur. Les deux associés ont en commun la recherche de l’efficacité et des convictions fortes qui peuvent s’accompagner d’un manque de souplesse. Ils en sont conscients. Ils espèrent que la définition de règles de fonctionnement éliminera les situations potentiellement à problèmes. Les 7 points qui suivent font partie de leur RI.

TROIS DÉCISIONS FONDATRICES

• 35 % des parts sociales de l’EARL à Antoine dans un premier temps

Antoine reconnaît l’expérience de Jean-Michel et les investissements qu’il a menés ces trente dernières années. Il a acquis 35 % des parts sociales de l’EARL à son installation et montera progressivement à 50 % sur quatre ans. La rémunération des associés est en revanche identique : 2 000 € par mois. Le prêt JA d’Antoine est remboursé par l’EARL. Les mensualités sont déduites de son compte courant associé. Les actes juridiques entérineront ces décisions.

• L’assurance décès-invalidité des emprunts bénéficie à l’associé vivant

La règle de droit attribue le résultat de l’exercice aux seuls associés présents à la date de clôture. Le résultat exceptionnel issu du remboursement d’une partie des prêts par les assurances décès-invalidité en fait partie. Après échange, ils ont décidé de conserver cette règle. Ils auraient pu attribuer une partie du résultat exceptionnel à l’associé décédé (et donc à ses héritiers) par un arrêté comptable à la date du décès, mais leur objectif est d’assurer la pérennité de la structure. L’indiquer dans le RI vise à faciliter la gestion des affaires consécutives au drame. Les héritiers percevront par ailleurs les parts sociales et le compte courant de l’associé décédé.

• Souscrire deux autres assurances

En cas de décès : la décision d’appliquer la règle de droit ci-dessus oblige à anticiper la taxation fiscale et sociale qui en découlera. Antoine et Jean-Michel souscrivent chacun une assurance décès (plus connue sous le nom « d’assurance risque fiscal »), dont la clause bénéficiaire désigne leur associé. Cela aidera ce dernier à supporter ce besoin soudain de trésorerie.

En cas d’arrêt maladie : chacun souscrit la même assurance maladie complémentaire pour des indemnités journalières complémentaires (IJC) à celles de la Mutualité sociale agricole. Ils font le choix d’IJC d’un montant identique. L’associé en arrêt conserve ses IJC et diminue sa rémunération de ce montant. En parallèle, l’EARL est adhérente du service de remplacement.

QUATRE MOTIFS CLASSIQUES DE MÉSENTENTE ANTICIPÉS

Antoine et Jean-Michel partagent les mêmes objectifs, à savoir dégager du revenu par la productivité animale et éviter que l’activité professionnelle empiète sur la vie privée. Ils acceptent de se requestionner une fois par an.

• Créer les conditions d’un dialogue régulier

Le bureau de l’exploitation va être transféré du domicile de Jean-Michel vers le corps de ferme. Un mini-studio équipé de deux postes d’ordinateur, d’une petite cuisine, d’une table et de chaises est en train d’y être aménagé. Le but est d’échanger dans des conditions confortables.

• Cadrer la collaboration quotidienne

En routine, une journée de travail est définie de 7 heures à 19 heures. Les deux associés se retrouvent à 9 h 30 pour le café. Ils rentrent dans le bureau en chaussons. Dans la mesure où ils conduisent ensemble le troupeau et les cultures, ils inscrivent cette pause matinale comme étant indispensable, en particulier celle du lundi, où ils établissent le programme de la semaine, validé sur un agenda partagé, rendez-vous personnels et congés compris. Celle des jours suivants et les échanges d’informations par WhatsApp ajustent les décisions. Le téléphone portable est proscrit pour favoriser l’écoute de l’autre. Jean-Michel et Antoine réalisent ensemble le ménage du bureau tous les vendredis avant de se quitter. Ils sont libres un week-end sur deux du vendredi soir au lundi matin.

• Les vêlages surveillés par Jean-Michel

Les associés acceptent une répartition des tâches qui ne soit pas à 100 % équilibrée. Ainsi, la surveillance des vêlages est assurée par Jean-Michel qui est sur place. En revanche, les vacances respectent une parfaite égalité (deux semaines l’été, une semaine en fin d’année et une semaine en février ou mars),

• Indemniser le repas préparé

Élisabeth accepte de continuer à préparer le déjeuner et les associés vont le chercher à 12 h 30 pour être réchauffé dans le bureau de la ferme. La pause dure une heure. Une indemnité est fixée. Elle est enregistrée au débit du compte courant d’Antoine. Les associés vérifient régulièrement qu’Élisabeth est d’accord pour continuer.

MES CONSEILS

Le règlement intérieur est un outil souple. Jean-Michel et Antoine s’entendent bien. La rédaction détaillée de leur RI les a néanmoins obligés à formuler leurs objectifs et donne un cadre sur lequel ils pourront s’appuyer en cas de mésentente. Elle est obligatoire en Gaec, pas dans les autres formes juridiques, mais son contenu n’est pas réglementé. Il est recommandé d’aborder ces différents sujets : l’organisation du quotidien et des périodes de repos, la répartition des responsabilités, les absences (engagements extérieurs, par exemple, et indemnités qui vont avec), la rémunération ou encore la communication. Bien souvent, les problèmes liés à un décès ou à un arrêt maladie sont insuffisamment abordés.

Nommer un conciliateur. En cas de mésentente, il jouera un rôle de médiation. Ce n’est pas obligatoirement un professionnel. Il peut s’agir d’un agriculteur ou d’une personne qui a une bonne compréhension du monde agricole. Elle doit faire preuve de neutralité.