Avec la dématérialisation des factures : comment s'y retrouver

« Nous recevons de plus en plus de factures par mail. Comment faites-vous pour les retrouver ? », interrogeait récemment Jérôme sur le groupe Facebook de gestion en agriculture. Il confiait même : « Depuis quelques temps, je reçois des rappels sur des factures en retard... »

Les factures électroniques ne font que reporter les frais d'impression chez le client...

Car en effet, avec l'obligation de dématérialisation d'ici 2024, de plus en plus d'entreprises envoient d'ores et déjà des factures électroniques. Et en agriculture, cela représente beaucoup de mails... D'ailleurs pour certains, cette obligation est ridicule comme en témoigne Christian qui répond : « Lorsque la facture est en pièce jointe, direction l'imprimante. Vive la dématérialisation... On reporte les frais chez le client. » D'autres approuvent : « C'est de l'écologie de façade », et Benjamin affirme même recevoir parfois « des factures papier avec une ligne "frais supplémentaires pour impression" de 2 ou 3 €, une aberration ! ».

Éviter la paperasse

Chez d'autres en revanche, c'est devenu plus pratique : « Je transfère les mails au comptable directement. Et même les rares factures papiers que je reçois, je les scanne pour les transférer par mail. Ça limite les déplacements : je vais en cabinet que pour le bilan. » En complément, certains utilisent des logiciels de comptabilité qui pilotent les différentes factures à régler.

Myriam, qui participe à la conversation, présente son organisation : « J'ai deux dossiers sur l'ordinateur : un "factures à régler", un autre "factures payées", et je fais glisser les fichiers de l'un à l'autre. On peut aussi créer un dossier par fournisseur pour encore plus de classement. » Autre possibilité dans le même genre : créer des sous-dossiers directement dans la boîte mail.

Julie, quant à elle, réfléchit à créer une adresse mail dédiée aux factures : « Je reçois beaucoup de mails de commandes car je fais de la vente directe. Cela éviterait aux factures fournisseurs d'être noyées dans le flot. »