« Prendre du temps pour en gagner par la suite : je choisis d’agir ! »

« Je n’ai pas le temps », voilà une phrase qui revient souvent dans les élevages et en agriculture en général. La méthode « lean management » permet de répondre à cette problématique en faisant économiser du temps et des moyens pour être efficace concrètement au quotidien. Le BTPL transcrit en élevage les applications du lean via des formations. L'objectif : effectuer des changements sur l’exploitation pour entretenir la motivation et le plaisir au travail. En effet, la pérennité des exploitations passe par une optimisation des facteurs humains : la main d’œuvre en France est chère et rare, il est donc indispensable de faire en sorte qu’elle soit efficace et épanouie pour améliorer sa rentabilité tout en restant motivée.

Définir des priorités pour optimiser son temps de travail

Le gaspillage sur l’exploitation se manifeste sous toutes les formes. Lait ou aliments jetés, mortalité, transports et déplacements inutiles, trop ou pas assez de stocks, outils qui ne sont pas à leur place, malentendus, travail pas ou mal fait, temps passé à attendre un matériel, un associé, un jour sans pluie... : qui n'a jamais connu l'une des situations suivantes ?

S'initier au lean management permet de repérer et définir les tâches prioritaires (non, tout n’est pas prioritaire !). L'organisation de départ est perfectible ; l'ordre des tâches routinières doit être réexaminé. Il faut se demander : « est-ce que je peux faire différemment ? », soit pour gagner du temps, soit pour diminuer la pénibilité  toujours dans l’objectif d’entretenir une motivation jusqu’à la fin de sa carrière. Par exemple, concernant l'alimentation du troupeau, les questions à se poser sont : quel est mon circuit d’alimentation ? Est-ce le bon ordre de remplissage lorsque je le schématise mes déplacements sur un diagramme ? Etc. En bref, comment puis-je rationnaliser une tâche en optimisant le circuit de déplacement et la façon de l’exécuter ?

Ne pas répondre au téléphone pendant la traite, refuser de recevoir une personne qui n’a pas pris rendez-vous, être ponctuel...

« J’ai eu 3 coups de fil pendant la traite », « encore un qui débarque sans rendez-vous », « on va devoir attendre Michel »... : autant d’aléas qui surviennent au cours de la journée mais qui, ajoutés les uns aux autres, génèrent un retard dans le travail initialement prévu pour une journée. Ne pas répondre au téléphone pendant la traite, refuser de recevoir une personne qui n’a pas pris rendez-vous, être ponctuel, sont des attitudes « lean ».

Ranger et s'organiser pour gagner du temps

Le frein souvent évoqué lors des formations est celui des tâches administratives, les « malaimées ». Mais, des photos de bureau en désordre, des armoires avec des dossiers empilés suffisent à faire comprendre qu’au-delà des tâches administratives, il y a d’abord la nécessité d’un rangement : je trie, je classe, je jette… Nombreux sont les participants aux formations qui avouent perdre du temps à chercher un numéro (Siret, élevage…), un courrier égaré. La formation lean donne des pistes de classement, de gestion du courrier pour rendre l’administratif plus attractif.

 C’est toujours la galère pour avoir tout le monde en réunion le lundi matin

« Pourquoi la poudre de lait n’est pas dans la nurserie ? », « la fourche a disparu » « Jean-Paul est un pro du classement mais il n'y a que lui qui s’y retrouve »... Combien d’éleveurs perdent du temps par manque de rangement ? Le lean vise à rendre effective la maxime « chaque chose à sa place, chaque place à sa chose ». Et il n’est pas de rangement efficace qui ne soit partagé par tous les associés et acteurs quotidiens de la ferme. Cela se traduira de manière très pratique : les outils accrochés, le bureau avec un mode de classement partagé, l’atelier rangé pour éviter de trébucher en cherchant la clé de 19 sous la boîte de boulons de 13 à côté du sac de ficelles…

La communication doit être lean

Un constat : seul 40 % de ce que l’on veut dire est compris par l’interlocuteur. Le lean management s’intéresse à la communication aussi bien verbale que non verbale. En effet, l’ambiance et la qualité des relations entre associés et/ou salariés conditionnent la réussite des projets. Maîtriser les relations humaines est donc un point tout aussi important que la maîtrise technique ou économique. La bonne ambiance au travail contribue très largement à la motivation et donc à l’efficacité au travail.

Le lean vise à apprendre à échanger (dans les deux sens) et à écouter. L’écoute mutuelle et l’attention que chacun porte aux priorités et attentes de l’autre permet de poser des bases de travail saines. Pour optimiser la communication, le lean aidera à fixer des responsabilités (qui fait quoi) et à fixer des objectifs dits « smart ». Un objectif est smart lorsqu’il est Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réalisable, déterminé dans le Temps, mais aussi… positif !

Et pour que les choses soient claires pour tous les acteurs, la mise en place de procédures (classeur, tableau d’affichage) et de plannings de travail évitera les quiproquos et malentendus quotidiens : « Où est Marc ? A-t-il noté quelque chose sur le tableau ? » Noter de manière visible pour tous, les mouvements d’animaux, les changements de rations ou les animaux malades est un bon moyen de partage des informations.

Au relai 4 x 100 m, le témoin doit être passé instinctivement sans avoir besoin de réfléchir ni de chercher. « En élevage, quand on veut partir et passer le relai au remplaçant ou au salarié, on croit toujours que c’est simple, mais pas forcément », expliquait une participante à la formation au lean. Elle avait alors rendu les passages de relais fluides en accrochant dans le bloc technique des panneaux avec des schémas de fonctionnement des vannes, les procédures de lavage, les notices utiles. Et en dehors du bloc technique, afficher un plan d’alimentation pour les veaux ou les génisses, un ordre de chargement et de déchargement de la mélangeuse faciliteront grandement le passage des consignes au remplaçant, à l’associé ou au membre de sa famille aidant occasionnel.

« Mon salarié ne comprend jamais ce que je lui dis ! »

Le lean traite aussi de la manière de travailler efficacement avec son salarié. En effet, vous êtes vous déjà demandé « Quel patron suis-je ? Autoritaire ou permissif ? Pointilleux ou pressé ? » Vous adopterez naturellement la forme de management qui correspond à votre caractère. Mais est-il en adéquation avec le mode de fonctionnement de votre salarié ? Y avez-vous réfléchi avant l’embauche ? Et maintenant comment s’adapter pour travailler ensemble efficacement et agréablement ?

Pour optimiser sa communication, il sera utile de garder en tête les phrases clés suivantes  :

- Être reconnaissant du travail de l’autre. Se forcer à donner des messages positifs pour montrer qu'on est satisfait du travail réalisé.

- On a tous besoin des uns et des autres.

- Chacun a sa place dans la société.

- Rien ne doit être tabou (week-end, congés, salaires, horaires…).