Sociétés laitières Des règles de fonctionnement indispensables pour travailler sereinement

Pour travailler sereinement entre associés d'un Gaec ou d'une société civile laitière, il est important de fixer des règles précises de fonctionnement. (© Terre-net Média)

Travailler en équipe nécessite de définir au préalable un cadre minimum pour à la fois organiser le travail, fixer la rémunération des associés, déterminer le mode de prise de décisions, définir la communication entre associés et prévenir les conflits.

La mise en place de règles de fonctionnement, parties intégrantes au réglement intérieur de toute société, apparait indispensable à la bonne vie d'un Gaec ou une société civile laitière.

Ces règles constituent un facteur de protection pour les associés. Elles sont aussi un facteur d’efficacité dans le travail et pour la rentabilité de l’exploitation, en évitant les conflits et les discussions chronophages n'aboutissant pas à une décision.

A l'inverse, il ne s'agit pas d'être trop rigide en réglementant de manière trop stricte, mais au contraire de se donner des repères pour mieux fonctionner en équipe.

N’oublions pas, non plus, qu’au bout de plusieurs années, il est toujours plus facile de modifier des règles existantes lorsqu’elles ne sont plus adaptées. Par contre, il est beaucoup plus difficile d’en fixer quand ces règles étaient inexistantes auparavant. Une absence source de mauvaises habitudes et de tensions entre associés.

Elaborer ces règles avec l'aide d'une personne extérieure

Elaborer des règles de fonctionnement de société ne s'improvise pas, mais prend du temps. Ces règles doivent être réfléchies ensemble, discutées et validées par chacun. Il faut un minimum de temps pour cela, et plusieurs séances de discussion.

Elles doivent être régulièrement discutées pour les faire évoluer avec le temps. Cette évolution est d'autant plus nécessaire que les besoins de chacun et la société elle-même changent avec les années.

Par ailleurs, les règles doivent balayer l'ensemble du fonctionnement de l’exploitation. Pour ne rien oublier, l’intervention d’une personne extérieure à l’exploitation est utile pour aborder tous les sujets et faire un point périodique permettant de vérifier si ces règles sont adaptées et si elles sont utilisées en cas de désaccord ou de conflit.

Les points à discuter

Les règles de fonctionnement  doivent d'abord traiter de l'organisation du travail. Il s'agit de préciser les temps de travail, les horaires et les exigences de chacun. Doivent également être mis noir sur blanc l'organisation des week-ends, des astreintes et des congés ainsi que les règles de compensation.

Le réglement intérieur peut aussi mentionner les règles concernant :

• les engagements extérieurs, le temps pris par ces engagements sur le temps de travail, les compensations prévues;
• les temps de formation, les réunions techniques;
• l’organisation prévue en cas d’absence prolongée : maladie, assurances, remplacement, prise en charge financière;
• l’usage du matériel de l’exploitation pour une utilisation privée.

Par rapport aux associés, les règles doivent aussi prévoir:

• les conditions de départ d’un associé;
• les modalité d’intégration d’un nouvel associé;
• la place des conjoints et des apparentés.

Par rapport aux questions financières, le réglement intérieur prévoit aussi la rémunération du capital et du travail, et les règles concernant les prélèvements en nature.

En outre, il doit prévoir les modalités de prises de décisions:

• Comment sont prises les décisions ? Majorité ou consensus ?
• Quelles sont les décisions qui relèvent de la responsabilité individuelle et quelles sont celles relevant de la décision collective ?
• Que faire, comment faire, avec qui en cas de désaccord ?

Faire circuler l'information

Au-delà des règles explicitement mentionnées au règlement intérieur, les associés doivent veiller à une bonne communication et une bonne circulation de l'information entre eux. L'une des clés de la bonne entente consiste en la tenue d'une réunion quotidienne pour faire le point sur les travaux en cours. Bien faire circuler l'information peut nécessiter, notamment, la tenue d'un agenda commun ou d'un tableau visible par tous.

Il apparaît important également de bien restituer l'information obtenue lors d’une réunion extérieure dans la mesure où elle concerne le groupe.

L'ensemble de cette communication aura le bureau comme lieu privilégié, car neutre et accessible à tous.

Une fois ces règles établies et acceptées par tous, reste à les partager et les faire vivre au sein de la société. Chacun doit effectivement se les approprier.

Evolutives en fonction de la vie du groupe, ces règles doivent être écrites et chaque associé doit en détenir un exemplaire. La société peut aussi désigner un animateur, au sein du Gaec ou de la société laitière, qui sera le garant de leur respect.