Organisation du travail Les réunions : un outil de communication indispensable quand on est en groupe

Communiquer, c'est essentiel pour :

• Gérer le travail quotidien et planifier les activités.
• Echanger sur les résultats obtenus par chaque atelier. Cela permet d'avoir une meilleure connaissance de ce qui est fait par les uns et les autres, des réussites et des problèmes rencontrés. C'est nécessaire pour mieux se comprendre et appréhender l'exploitation dans sa globalité.
• Avoir tous la même information et éviter que quelqu'un soit oublié au passage.
• Prendre des décisions et suivre leur mise en application.
• Parler de ce qui va et de ce qui ne va pas. Cela permet de "crever les abcès" au fur et à mesure. Cela évite d'accumuler des "non dits" toujours préjudiciables aux bonnes relations.
• Maintenir l'entente voire la convivialité au sein du groupe.
• Vérifier que les objectifs sont toujours partagés et éventuellement les faire évoluer d'un commun accord.
• Réagir aux évènements quotidiens, s'adapter et anticiper sur l'avenir. C'est un élément important de la stratégie de l'exploitation.

Attention, la communication, cela ne se fait pas uniquement au coin du hangar, pendant la traite ou au bout du champ ! Il faut des moments privilégiés où l'équipe se retrouve pour échanger. C'est l'objectif des réunions qui doivent avoir lieu régulièrement. Plusieurs fréquences sont possibles :

• hebdomadaires : pour la planification du travail,
• mensuelles : pour les grandes décisions,
• annuelles : pour faire un bilan technique, économique mais aussi humain.

Une réunion doit être préparée, animée et suivie d'effets.
C'est à chacun d'imaginer le mode de fonctionnement qui conviendra le mieux au groupe. Les idées et les solutions peuvent être variées. Elles doivent être simples à mettre en œuvre et peu contraignantes. En voici quelques unes, issues de l'expérience d'éleveurs :

Un lieu

Tout Gaec, société ou groupe doit avoir un bureau. Lorsque le groupe est important, une salle de réunion peut devenir nécessaire. La salle de réunion et le bureau peuvent être dans la même pièce. Ils peuvent aussi être séparés, mais sans pour autant être trop éloignés. En effet, on peut avoir besoin d'un document à tout moment ; encore faut-il ne pas avoir à traverser toute l'exploitation pour se le procurer !!

• Dans le bureau se trouvent les papiers, le courrier, les archives, l'ordinateur...
• Le lieu de réunion, c'est là où le groupe se retrouve et reçoit les intervenant extérieurs.

Ces locaux doivent être accessibles, donc bien localisés pour que chacun puisse s'y rendre facilement. Ils sont aussi accueillants, suffisamment spacieux et dans un lieu neutre : évitons les maisons d'habitations de l'un ou l'autre des associés !!

Un ordre du jour :

Il sert à planifier la réunion, à éviter d'oublier quelque chose et avant tout à savoir pourquoi on y vient !
L'ordre du jour peut être inscrit sur un tableau mural ou dans un cahier. Le tableau mural a des avantages : il est visible rapidement et il est plus facile d'y écrire. Chaque associé peut y noter au fur et à mesure les différents points à traiter lors de la prochaine réunion.

D'un commun accord, en début de réunion, un ordre de priorité peut être établi en fonction de l'urgence. Mais, dans tous les cas, si un point n'a pu être abordé, il faudra l'inscrire à l'ordre du jour de la réunion suivante. Evitons de laisser une personne "sur sa faim", sans échéance pour la suite.

Une date, une heure de début et une heure de fin :

La date et les horaires peuvent être fixés d'une réunion à l'autre. Evidemment, ils conviendront à l'ensemble du groupe pour que tout le monde soit présent.
Tâchez de respecter l'heure de fin, sinon l'attention va diminuer. Des "prolongations" sont malgré tout possibles si elles sont acceptées par tous.

Un animateur

Il est le garant du bon fonctionnement de la réunion. Il doit veiller à faire respecter quelques règles :

- d'organisation : horaires, ordre du jour,

- de comportement :

• une écoute bienveillante : chacun doit rechercher à comprendre l'autre sans le juger,
• le respect des personnes : s'interdire les attaques personnelles,
• un engagement réciproque : chacun doit exprimer son ressenti, donner son opinion, expliquer pourquoi et faire des propositions. Personne ne doit se mettre en retrait ou se désengager.

- de prise de décision :

• quelles décisions relèvent de la responsabilité individuelle ?
• quelles décisions relèvent du collectif ?
• quel est le mode de décision ? Par vote à la majorité ou consensus ?

Lorsque des tensions existent, il peut être utile de rappeler ces éléments en début de réunion et de les inscrire sur un tableau.
Dans certaines exploitations, l'animateur est tournant. Cela permet à chacun de se rendre compte du rôle qu'il a à jouer.

Une conclusion

Evitez de vous séparer sans fixer une date pour la prochaine réunion, même si celle-ci peut être changée en fonction des évènements.
D'autre part, chaque décision doit déboucher sur un plan de travail :

• une répartition des tâches et des responsabilités,
• un délai de réalisation,
• une nouvelle date de réunion pour vérifier l'état d'avancement du projet.

Il n'y a rien de pire que de sortir d'une réunion avec l'impression que "l'on s'est réuni pour le plaisir de se réunir" et que cela ne débouche sur rien. Sinon, il sera très difficile de garder la motivation du groupe.

Un compte rendu

"Pourquoi écrire ce qui a été discuté ou décidé ? C'est du temps perdu ?"
Non, bien au contraire ! Un compte rendu est nécessaire. Il permet de garder une trace de ce qui a été décidé et ainsi éviter d'y revenir par la suite. C'est une mémoire du groupe et de l'évolution de l'exploitation.
Il ne s'agit pas d'écrire un "roman", mais de laisser une trace simple et concise.
Ce compte rendu doit être validé par le groupe de préférence à la fin de la réunion.

La réunion est un instrument au service de l'efficacité du groupe. N'oublions pas qu'une mauvaise organisation du travail, une information qui circule mal, des problèmes relationnels (tensions, conflits), des difficultés à prendre des décisions, sont autant de dysfonctionnements qui peuvent mettre en péril une exploitation.

L'enjeu est important. Faire le point régulièrement, cela demande du temps. Cela fait aussi partie du temps de travail !!