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AdministratifCombien de temps doit-on conserver les documents agricoles ?

Documents civils, comptables, fiscaux... Leur durée de conservation est différente. (©Pixabay)
Documents civils, comptables, fiscaux... Leur durée de conservation est différente. (©Pixabay)

La durée de conservation des factures, déclarations et autres documents administratifs est prévue par les textes législatifs. Cependant, il est conseillé de garder l’ensemble de ces documents sur une durée plus longue afin d’en disposer le cas échéant pour établir l’existence ou la preuve d’un droit ou d’une obligation.

Les documents comptables

La durée légale de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable durant lequel ils ont été enregistrés pour l’ensemble des documents comptables (livre inventaire, balance, grand-livre, factures…) et avec une particularité pour les factures d’immobilisations qui sont à conserver au moins pendant la durée d’amortissement des biens inscrits au bilan, cependant il est fortement recommandé de les conserver sur une durée de 20 ans.

Les documents relatifs aux aides Pac

La durée de conservation de ces documents administratifs agricoles est variable selon la typologie même des demandes. Ainsi, il est conseillé de garder les déclarations Pac ou les autorisations d’exploiter durant la durée de l’activité de l’exploitation alors que pour les autres documents, la durée de conservation conseillée est de 5 à 6 ans voire 10 ans pour les permis de construire et les attestations de formations (certiphyto notamment).

Les documents fiscaux

La durée légale de conservation varie selon la typologie des documents, ainsi les documents d'origine professionnelle (liasses fiscales, déclarations de TVA) sont à conserver au moins pendant 6 ans à partir de l’année d’imposition.

Alors que les documents d’ordre privé (déclaration IRPP) ne doivent être conservés que 3 ans à partir de l’année d’imposition.

Les documents juridiques

Pour la plupart des documents juridiques relatifs aux sociétés (statuts, procès verbaux d'AG extraordinaire ou ordinaire, règlement intérieur, mises à  disposition foncière ….) , il convient de les garder de manière illimitée ou au plus 5 ans à compter de la radiation de la société au RCS.

Les documents relatifs à la main d'œuvre salariale

La plupart des documents (déclaration unique d’embauche, contrat, bulletins de salaire, déclaration de charges sociales MSA …) liés aux salariés sont à conserver au moins pendant 5 ans après le départ du ou des salarié(s) de l’exploitation et même 30 ans pour les documents relatifs à l'intéressement.

Les documents civils

La durée légale de conservation est de 30 ans pour tous les actes notariés (donations, dons manuels) ou sous seing privé (prêts, dons manuels) ou les titres de propriété (achats fonciers) mais de manière générale, il est conseillé de les garder à vie.

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